Как распределить свадебный бюджет: статьи расходов и запас

Сначала сумма и число гостей

Смету начинают с верхней границы — суммы, которую вы готовы потратить, не залезая в долги. Сложите собственные накопления и помощь родителей, если она есть, и уточните, когда эти деньги будут на руках.

Второе число — гости. От него зависит самая крупная статья, банкет, и размер зала. Поэтому черновой список составляют до звонков на площадки: план подготовки по месяцам начинается именно с него.

Если в оплате участвуют родители, договоритесь, как именно: общей суммой или конкретной статьёй, например банкетом. От этого зависит, кто принимает решения по этой статье, и лучше выяснить это до первых договоров.

На что уходят деньги: доли бюджета

Доли в таблице — ориентир. Они меняются от города, сезона и формата: на камерном ужине на 20 человек банкет займёт меньше, а фотограф — больше. Используйте таблицу как стартовую раскладку и двигайте под себя.

В сумме должно получиться 100%. Если одна статья растёт, другая уменьшается — запас при этом не трогают. Гонорар организатора или координатора считают отдельной строкой: это фиксированная сумма или процент от бюджета.

Расходы на гостя и общие расходы

Расходы на свадьбу делятся на два типа. Одни умножаются на число гостей: еда, напитки, торт, транспорт, комплименты. Другие от числа гостей почти не зависят: фотограф, ведущий, платье, кольца.

Отсюда главный рычаг бюджета. Минус 10 гостей уменьшает банкет пропорционально, а отказ от второго фотографа экономит одну небольшую строку. Если смета не сходится, первым пересматривают список, а не декор.

У ресторана спрашивайте полную цену на человека: с напитками, сервисным сбором, который обычно составляет около 10% счёта, и платой за свой алкоголь, если она есть. Цена в меню и итог в счёте различаются заметно.

Быстрая проверка: умножьте полную цену на человека на число гостей и сравните с половиной бюджета. Если банкет выходит дороже, решение одно из трёх — меньше гостей, площадка проще или сумма больше. Остальные статьи такую разницу не покроют.

График платежей и предоплаты

Деньги уходят не в день свадьбы, а частями в течение нескольких месяцев. При бронировании подрядчик, как правило, просит предоплату от 20 до 50%, остаток — за 1–2 недели до даты или в сам день. Ресторан берёт депозит за зал и ждёт окончательный расчёт по итоговому числу гостей.

1. По каждому договору запишите сумму предоплаты, сумму остатка и дату каждого платежа.
2. Отметьте, как платить: переводом или наличными в день свадьбы.
3. Сложите платежи по месяцам. Самым дорогим окажется последний — к нему нужны свободные деньги, а не вклад с закрытым сроком.
4. Уточните условия возврата предоплаты при переносе даты и зафиксируйте их в договоре.

Наличные для расчётов в день свадьбы разложите по подписанным конвертам и отдайте координатору или свидетелю.

Каждую оплату подтверждайте документом: чеком, распиской или хотя бы сообщением подрядчика о получении. В смете ведите две колонки — план и факт. Разница между ними показывает, сколько осталось на самом деле.

Запас 10–15% закладывают сразу

Запас — отдельная строка сметы, которую выделяют в первый день. Если ждать, что он сложится из остатков, остатков не будет.

Обычно он уходит на добавившихся гостей, переработку подрядчиков, план Б на случай дождя и рост цен там, где стоимость не закреплена договором. При бюджете без жёстких договоров и при свадьбе на улице берите ближе к 15%.

Что забывают включить в смету

• Чаевые официантам и сервисный сбор ресторана.
• Переработка: час сверх договора у фотографа, ведущего и площадки оплачивается отдельно.
• Доставка, монтаж и ночной демонтаж декора.
• Пробный макияж и причёска, а также образ на утро второго дня.
• Подгонка платья, бельё, вторая пара обуви.
• Ужин для подрядчиков, которые работают весь вечер.
• Госпошлина за регистрацию и выездная церемония.
• Проживание и трансфер для иногородних родственников.
• Номер в гостинице на первую ночь и такси для гостей после банкета.

По отдельности это небольшие суммы. Вместе они легко съедают половину запаса, поэтому их лучше внести в смету строками.

Как сэкономить без потери качества

Сильнее всего на итог влияют три решения, которые принимаются в самом начале.

• День и сезон. Пятница, воскресенье и месяцы вне сезона, как правило, дешевле по аренде и у подрядчиков.
• Список гостей. Каждый гость — это место за столом, порция, напитки и место в транспорте.
• Площадка. Зал с хорошим светом и интерьером требует меньше декора.

Дальше идут меньшие статьи. Сезонные цветы стоят дешевле привозных. Короткий ролик обходится дешевле полного фильма. Онлайн-приглашения избавляют от печати и доставки, а гости отвечают по ссылке.

Осторожнее с экономией на фотографе, кухне и звуке. Плохой микрофон и долгая подача горячего портят вечер гостям, а переснять день нельзя.

Перед тем как урезать статью, проверьте, что именно вы убираете. Отказ от второго часа съёмки сборов почти незаметен, а отказ от координатора в день свадьбы перекладывает его работу на вас.

С чего начать сегодня

Запишите верхнюю границу бюджета и число гостей, отложите 10–15% в запас и разложите остальное по долям из таблицы. Потом собирайте реальные цены и правьте план по мере подписания договоров.

Вести смету удобнее там, где видны и план, и платежи. В смете LOVE FOREVER 20 категорий с планом по каждой, запас на непредвиденное и расчёт на гостя для банкета, бара и торта. О платежах сервис напоминает за 14, 7 и 1 день, а таблицу можно выгрузить в Excel. Это бесплатно.