Когда отправлять приглашения на свадьбу и как собрать ответы гостей

Чем save-the-date отличается от приглашения

Save-the-date — короткое сообщение «сохраните дату»: кто женится, когда и в каком городе. Его отправляют, когда дата уже точная, а площадка, время и программа ещё нет. Ответа на него не ждут. Формат свободный: сообщение в мессенджере, открытка или короткое видео. В тексте скажите, что подробное приглашение придёт позже, иначе гости начнут спрашивать адрес и время.

Приглашение отправляют позже, когда известны все детали, и в нём уже есть просьба ответить. Для свадьбы в своём городе с гостями, которые живут рядом, save-the-date не обязателен. Он нужен там, где гостям предстоит дорога или отпуск.

За сколько отправлять приглашения

Сроки в таблице — принятая практика, от которой удобно отталкиваться. Чем больше гостю нужно организовать, тем раньше он должен узнать дату.

Летом и в праздники люди планируют отпуска и поездки заранее, поэтому дату стоит назвать до того, как гости купят билеты. Иногородним родственникам напишите раньше остальных, даже если свадьба в вашем городе.

Слишком рано тоже плохо. Приглашение за полгода на обычную свадьбу забывается, а планы гостей за это время успевают поменяться. Если хочется предупредить заранее, для этого и существует save-the-date.

Если список делится на основной и запасной, не растягивайте вторую волну. Приглашение, которое пришло за 2 недели до свадьбы, читается как замена отказавшемуся гостю.

Что должно быть в приглашении

• Имена пары и имена приглашённых — так понятно, зовёте ли вы гостя со спутником и детьми.
• Дата, время сбора и точный адрес.
• Дресс-код, если он есть, одной фразой.
• Срок ответа конкретной датой и способ ответить.
• Контакт человека, которому можно задать вопрос, — лучше не невесты.

Готовые формулировки для разных форматов собраны в гайде про текст приглашения. Пожелания по подаркам удобнее вынести из текста в вишлист и дать на него ссылку.

Спутников и детей называйте прямо. Гость, который получил приглашение на одно имя, часто стесняется спросить, можно ли прийти вдвоём, и откладывает ответ. Если свадьба без детей, скажите об этом в приглашении, а не в личном разговоре после.

RSVP и срок ответа

RSVP — сокращение французской фразы «ответьте, пожалуйста». В приглашении это просьба подтвердить, придёт ли гость, до определённой даты.

Срок ответа считают от ресторана. Площадка обычно просит итоговое число гостей за 7–14 дней до банкета. Прибавьте ещё 1–2 недели на тех, кто не ответил вовремя, — получится дата за 3–4 недели до свадьбы.

Пишите число: «ответьте до 15 мая». Формулировка «как можно скорее» не работает, потому что у неё нет последнего дня. Точное число гостей понадобится и для рассадки, и для сметы, где банкет считается на человека.

Вместе с ответом удобно узнать то, что влияет на заказ: придёт ли гость со спутником, есть ли ограничения в еде, нужен ли трансфер. Спросите это сразу, чтобы не писать каждому второй раз.

Как напомнить без неловкости

Часть гостей не ответит в срок на любой свадьбе. Обычно это забывчивость, а не отказ, поэтому напоминание — нормальная часть процесса.

1. За 3–5 дней до срока отправьте короткое общее сообщение тем, кто не ответил.
2. На следующий день после срока напишите каждому лично.
3. Если ответа нет ещё 2–3 дня, позвоните. Старшим родственникам лучше звонить сразу.

Тем, кто уже ответил «пока не знаю», общие напоминания не отправляйте. С ними разговор отдельный, о нём ниже.

Ссылайтесь на ресторан, а не на молчание гостя. Например: «Привет. В пятницу передаём ресторану список — подскажи, вас считать?» У такого сообщения есть причина и срок, и в нём нет упрёка.

Что делать с ответом «пока не знаю»

«Пока не знаю» — честный ответ, с ним проще работать, чем с молчанием. Спросите, от чего зависит решение и когда оно станет известно: от графика на работе, билетов, няни.

Назовите такому гостю личный срок — на несколько дней раньше, чем вы отчитываетесь перед рестораном. Если к этому дню ясности нет, считайте по ситуации. Близкого человека включают в список, дальнего знакомого — нет, предупредив его об этом.

У ресторана заранее уточните, до какого дня можно добавить гостя и можно ли убрать уже заявленного. Как правило, добавить одного человека проще, чем вернуть деньги за оплаченное место.

Электронное или бумажное

Электронное приглашение приходит в день отправки, не теряется в почте и легко обновляется, если изменилось время сбора. Ответы гостей при этом собираются в одном месте, а не в переписках с двумя семьями.

Бумажное остаётся на память, и старшим родственникам его приятно получить в руки. Минусы — печать, доставка и сбор ответов вручную. Рабочий вариант — несколько печатных экземпляров родителям, бабушкам и дедушкам и ссылка всем остальным.

Ссылку отправляйте каждому лично, а не в общий чат. В чате сообщение уходит вверх за вечер, а отвечать при всех удобно не каждому. На личное сообщение с обращением по имени ответить проще.

В LOVE FOREVER приглашение на свадьбу собирается в конструкторе и отправляется ссылкой. Гость без регистрации отмечает, придёт ли он, не сможет или пока не знает, и может оставить комментарий, а вы видите ответы одним списком со счётчиками. Собрать и посмотреть приглашение можно бесплатно, публикация платная.

С чего начать сегодня

Узнайте у ресторана, к какому числу ему нужно количество гостей. Отсчитайте от этой даты 2 недели назад — это срок ответа. Ещё на 6–8 недель раньше — день отправки приглашений.

Затем сверьте список гостей с адресами и номерами телефонов и отметьте тех, кому предстоит дорога: им пишут первыми. Остальные сроки подготовки есть в плане по месяцам.